Trezor do príručnej registratúry
Príručná registratúra pozostáva z najnovších uzavretých spisov. Po začatí plynutia zákonnej lehoty uloženia sa registratúrne záznamy ešte nepremiestnia do priestorov registratúrneho strediska, kde budú počas celej lehoty ich uloženia. Predtým sú považované za tzv. „príručnú registratúru“. Ľudovo sa príručná registratúra nazýva aj firemný archív alebo príručný archív. Dokumenty a rôzne dôležité materiály sa dočasne umiestnia v príručnom trezore alebo trezorovej skrini.
Nie je to archív v pravom slova zmysle. Archívy totiž majú špeciálny režim a firma, ktorá chce mať archív, musí mať súhlas Ministerstva vnútra SR so zriadením archívu a spĺňať zákonom stanovené podmienky. Príručnú registratúru tvoria uzatvorené spisy pôvodcu registratúry, ktoré boli uzatvorené v aktuálne prebiehajúcom roku a v roku predchádzajúcom.
Trezory a archivačné skrine
Príručná registratúra teda obsahuje dokumenty, ktoré už podnikateľ síce nepotrebuje pri svojej každodennej práci, ale ešte neuplynul jeden rok od roku, v ktorom boli uzatvorené Ide teda o „čerstvo“ uzatvorené dokumenty. Príručná registratúra zostáva u podnikateľa umiestnená na takom mieste, aby mu bola v prípade potreby okamžite k dispozícii. Napríklad v kancelárii, blízkej skrini alebo miestnosti ku kanceláriám. Prehľadne uložená v trezore alebo trezorovej archivačnej skrini.
Trezory určené na archiváciu sú ideálne do kancelárií, skladov alebo archívov na bezpečné odkladanie dôležitých dokumentov a cenností. Trezorové skrine majú voľne nastaviteľné police, ktorých nosnosť je až do 100 kg. Kvalitné oceľové plechy hrúbky 1,5 mm a dvere hrúbky 2 mm dávajú skriniam základnú bezpečnosť voči neoprávnenému použitiu dokumentov a cenín. Vo dverách je samozrejme použitý štvorbodový trezorový zámok.
Trezory potrebuje aj registratúrne stredisko
Po uplynutí času úschovy v príručnej registratúre, ľudovo tiež nesprávne nazývanej príručný archív, sa uzatvorené spisy odovzdávajú do registratúrneho strediska. Tu zostanú počas zvyšku lehoty ich uloženia. Registratúrnym strediskom pôvodcu registratúry je miesto, kde sa ukladajú a ochraňujú vybavené a uzatvorené spisy do uplynutia lehoty uloženia.
Môže, ale aj nemusí ísť o vlastné priestory podnikateľa. Ak využije služby špecializovaných firiem zaoberajúcich sa správou registratúry, môže im registratúru odovzdať do ich priestorov. Špecializovaná firma prevzaté dokumenty uloží vo svojich trezoroch alebo trezorových skriniach.